基本編
使用する用紙は？
内容証明郵便に使用する用紙に制限はありません。市販されている内容証明郵便専用用紙に限らず、原稿用紙やメモ用紙などを使用してもかまいません。
手書きはちょっと……
書面は手書きで作成することも、ワープロやパソコンを使用して作成することもできます。
書面は何通書くの？
同文の書面を３通作成します。手書きの場合には、カーボン用紙を使用したり、１通書いたものをコピーしたりしてもかまいません。ワープロやパソコンを使用した場合には、３通プリントアウトするか、もしくは２通コピーすれば足ります。
字数に制限は？
書面１枚に書くことのできる文字数には制限があります。縦書きの場合は、「１行２０字以内、１枚２６行以内」、横書きの場合は、「１行２０字以内、１枚２６行以内」、「１行２６字以内、１枚２０行以内」、「１行１３字以内、１枚４０行以内」などです。「１行２０字以内、１枚２６行以内」と覚えておけば差し支えないでしょう。制限内であれば、「１行１６字、１枚２０行」であっても問題はありません。
使用できる文字は？
使用できる文字も決まっています。かな（ひらがな、カタカナ）、漢字、数字です。英字は、氏名、会社名、地名、商品名などの固有名詞にだけ使えます。
記号は、かっこ、句読点、その他一般に記号として使用されるものは、内容証明郵便にも使用できます。記号や句読点は１個１字と数えます。数え方の例として、( )や「 」などのかっこは、それぞれ１字とし、はじめのかっこがある行の字数とします。かっこ付きの数字でも序列を表す記号と認められる場合には、1字と数えます。平方メートル記号やｋｍなどは、２字と数えますので注意してください。
書面の標題は？時候のあいさつは？
標題の定め方に決まりはありませんし、付けなくても差し支えはありません。書面の内容にあわせて「貸金請求書」や「家賃支払催告書」などと標記してもいいですし、単に「通知書」や「催告書」などと標記してもかまいません。標題よりも内容が重要ですから、あまり悩まずに一般的に「通知書」としておけばよいでしょう。
時候のあいさつに関しても、書いても書かなくても支障はありません。
書き間違えたけど……
訂正方法にも決まりがあります。間違えた箇所を二本線で消してから、正しい文字を書き加えるなどしてください。そして欄外に『○○字削除、○○字加入』などと書き、差出人の印鑑を押して下さい。 認印でかまいません。
書面が複数枚になったけど……
書面が２枚以上になる時は、ホチキス等で留め、必ずつなぎ目に差出人の印鑑で契印を押して下さい。 認印でかまいません。また、書面の枚数が1枚増えるごとに料金が加算されます。
差出人と受取人の記載はどうするの？
通常は、差出人の住所・氏名と、受取人の住所・氏名を書面の末尾に記載しますが、冒頭に記載しても差し支えはありません。「通知人」や「被通知人」といった肩書きに関しては、記載しても記載しなくても問題ありません。
差出人の名前の後に、印鑑を押すかどうかですが、法律上は必要ありません。押印がなくても有効です。ただし、信用度という観点からは、一般的に押印すべきでしょう。
受取人が会社などの場合、代表者の氏名を記載するほうが望ましいのですが、代表者の氏名が分からない場合には、「○○商事株式会社 御中」や「有限会社○○食品 御中」と記載すればよいでしょう。このような記載であっても、法律的には、代表権限を有する者に対する書面として判断されることになります。
使用する封筒や書き方にも決まりがあるの？
市販されている一般の封筒を使用してください。封筒の表には受取人の住所・氏名、裏には差出人の住所・氏名を書きます。必ず、書面に書いたものと同じ住所・氏名を書いてください。
また、封筒には、写真や資料などを同封することはできません。
応用編
差出人が複数の場合は？
例えば、夫婦共に交通事故の被害者となり、加害者に対して内容証明郵便を送りたいという場合を想定しましょう。この場合、夫婦別々に内容証明郵便を出すこともできますが、夫婦連名で出せば、手間と費用は、内容証明郵便１通分で済んでしまいます。
では、実際の書き方になりますが、書面と封筒の差出人欄を連名にすることと、契印や訂正印が必要な場合には、差出人全員分の押印が必要であることを覚えておけば充分です。
受取人が複数の場合は？
例えば、賃貸アパートを経営しているオーナーさんが、賃料を滞納している居住者とその連帯保証人対して、内容証明郵便を送りたいという場合を想定しましょう。この場合にも、同じ内容の内容証明郵便を別々に出すこともできますが、受取人が異なるだけで、内容が同じ場合、一回の内容証明郵便で済ませることができます。これを「同文内容証明郵便」といいますが、さらに「完全同文内容証明郵便」と「不完全同文内容証明郵便」の２種類に分けることができ、記載方法などが若干異なってきます。
まず、完全同文内容証明郵便の書き方についてですが、受取人欄にすべての受取人を連記し、受取人の数だけ、書面と封筒を用意することになります。例えば、受取人２人の場合、書面は、受取人用２通、差出人用１通、郵便局用１通、封筒は２通（受取人１人ずつの住所・氏名を記載）を準備します。費用に関しては、内容証明料金のみ半額となります。
次に、不完全同文内容証明郵便の書き方についてですが、差出人と郵便局用の書面２通に関しては、受取人欄にすべての受取人を連記しますが、受取人用の書面は、受取人それぞれ１人の住所・氏名だけを記載します。従って、受取人２人の場合、書面は、受取人それぞれ１人の住所・氏名が書かれたもの２通、差出人用１通、郵便局用１通、封筒は２通（受取人１人ずつの住所・氏名を記載）を準備します。費用に関しては、内容証明料金のみ半額となります。